5개 도구의 청구 승인을 하나의 자동화 흐름으로 연결
직접 점검한 청구 승인 과정에는 5개 도구와 7개의 수작업 단계가 얽혀 있었다. 가 공용 받은편지함에 도착하면 담당자가 내려받고, 에서 계약 조건을 확인한 뒤 계정 관리자에게 승인 이메일을 작성했다.
관리자가 답장을 보내면 담당자가 회계 프로그램에 청구 건을 만들고 추적용 표를 갱신했다. 모든 단계가 사람의 기억에 의존해 담당자 한 명만 자리를 비워도 과정이 멈췄다.
이를 하나의 자동 흐름으로 연결해 받은편지함 , 계약 조건 확인, 슬랙 승인 요청, 청구 건 생성, 표 갱신이 차례로 실행되도록 바꿨다. 기존 과 회계 프로그램은 교체하지 않고 도구 사이의 연결만 했다.
핵심 포인트
- 기존 청구 승인에는 5개 도구와 7개의 수작업 단계가 필요했다.
- 한 사람의 기억에 의존해 담당자가 없으면 전체 과정이 멈췄다.
- 받은편지함 확인부터 회계 처리와 표 갱신까지 하나의 흐름으로 연결했다.
- 관리자의 판단은 없애지 않고 슬랙에서 버튼 한 번으로 승인하도록 바꿨다.
- 기존 업무 도구는 그대로 두고 도구 사이의 전달 과정만 했다.